¿Por qué es relevante el diagnóstico de la comunicación interna en las organizaciones?

Amado Fuguet V.

Para que un plan de comunicación interna esté mejor concebido, es muy conveniente contar con un diagnóstico. Se trata de un proceso complejo que implica un esfuerzo (y una metodología apropiada), pero es muy necesario.

A través de encuestas, grupos de enfoque, entrevistas, observación y análisis, se pueden obtener conclusiones generales y específicas sobre los procesos comunicacionales de una organización.Instrumentos de medición

Esta evaluación, a través de un conjunto de variables, permite conocer la madurez comunicacional de una organización,  la efectividad de sus medios, las características del comportamiento dialogante de los gerentes, jefes y grupos, así como la percepción que tiene el personal sobre el intercambio y contenido de mensajes.

Al indagar hasta qué punto la gente se siente debidamente orientada e informada, se puede obtener data y tendencias que facilitan conocer si los temas estratégicos, operativos, y aquellos asociados a la cultura organizacional y a los asuntos que atañen a los individuos, son apropiadamente gestionados.

Diagnosticar si la comunicación genera integración y motivación es también valioso para planificar iniciativas apropiadas.

Y uno de los aspectos que debe ser auscultado es el grado en que la gente se siente escuchada, si sus ideas y opiniones son consideradas, si sus inquietudes son abordadas y si sus dudas son aclaradas.

El diagnóstico, sobre todo si se fundamenta en encuestas, permite contar con indicadores de gestión comunicacional, que ayudan a establecer metas dentro de los objetivos que se establezcan en el plan de comunicación interna que se diseñe.

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El talento se va justo cuando es más necesario en las empresas venezolanas

Amado Fuguet V.

La pérdida de confianza en el país se posiciona como el factor determinante para emigrar, lo que incide en la ya mermada productividad de las organizaciones.

En el portal efectococuyo.com se publicó recientemente una infografía que resume el perfil del venezolano emigrante.
En el portal efectococuyo.com se publicó recientemente una infografía que resume el perfil del venezolano emigrante.

Son diversos los factores que asedian la supervivencia de las empresas venezolanas. Las regulaciones excesivas, las expropiaciones e intervenciones, la falta de insumos y materias primas, la inestabilidad económica o la inseguridad jurídica, hacen mella en la productividad, y por lo tanto en los resultados.

Pero uno de los fenómenos del entorno venezolano que está erosionando el rendimiento empresarial es la pérdida del talento. No se trata de lo que ocurría en otros tiempos, cuando había competencia para captar a los mejores. Es la cada vez más frecuente deserción de profesionales, técnicos y gerentes. Y la razón más encontrada es que han perdido la confianza en el país y emigran.

Se observa tanto en quienes apenas comienzan la carrera como en aquellos que han acumulado conocimientos y experiencias, tanto por estudios realizados como por carrera dentro de las organizaciones.

La gente se va porque la inseguridad, la inflación, la escasez y la pérdida de calidad de vida son un estímulo para hacerlo, con todo y los riesgos que constituye empezar de nuevo en otras latitudes.

Y también lo hace porque teme que las empresas donde trabajan pueden sucumbir ante el acoso del entorno. Existe un clima de incertidumbre cada vez más palpable.

Es todo un reto el que tienen los líderes empresariales para contener la fuga del talento, más aún cuando es precisamente en estas circunstancias en las cuales más necesita de los mejores para afrontar un contexto de tanta complejidad, como es el caso venezolano.

La participación en la toma de decisiones impacta en su ejecución efectiva

Amado Fuguet V.

Uno de los procesos que reflejan el carácter de la cultura organizacional es el de la toma de decisiones.PARTICIPACION

En la medida en que quienes pertenecen a una unidad o a un equipo de proyecto  tienen voz para definir acciones o rumbo a seguir,  en esa misma medida se puede considerar que en la organización es abierta. La escucha tiene un peso dentro de esa cultura. Y más aún si, además de voz, hay voto.

Una de las ventajas directas de la participación es que quienes están involucrados en algún aspecto de una decisión, se sienten mayor identificados. Vale decir que si se tomaron en cuenta sus ideas o argumentos, la sentirán como propia.

Y esta circunstancia está estrechamente ligada a la motivación. Cuanto mayor es el sentido de propiedad de una decisión, se incrementa notablemente su interés en la ejecución, lo que puede llevar a una mayor productividad.

Existen diversos estudios organizacionales que indican que quienes participan, comprenden mejor la situación o problema,  y por lo tanto entienden con mayor propiedad las razones, los beneficios y las implicaciones que pueda tener la medida adoptada.

Al tener legitimidad, crece la probabilidad de que el equipo que se siente dueño de la decisión, genere presión social sobre quienes puedan tener resistencia o poco compromiso con la ejecución.

Por supuesto que debe existir honestidad y transparencia por parte de los líderes, pues puede ser contraproducente que mediante una supuesta participación se trate de manipular al grupo para que respalde una decisión indeseable.

La comunicación abierta, donde prevalece el compartir y el escuchar, fortalece una cultura caracterizada por el buen desempeño y un clima apropiado para trabajar.

La gestión de malas noticias en la organización

Amado Fuguet V.

Dentro del rol comunicacional de los gerentes, mantener informados oportunamente y en forma transparente a los colaboradores sobre las decisiones que se adopten en la organización y que tengan impacto en el grupo o los individuos, es crucial.malas noticias

Sin embargo, los gerentes generalmente son más proclives a asumir la vocería cuando las decisiones son favorables o auspiciosas. Pero eluden hacerlo cuando se trata de malas noticias.

Y es precisamente en estos casos cuando mayor se requiere que se ejerza el rol  comunicador por parte de los gerentes. No hacerlo puede traer consecuencias peores, como la generación de rumores que pueden generar mayor incertidumbre, o la pérdida de confianza por parte de los colaboradores con sus supervisores.

Hacerlo requiere determinación, en primer término. Ser portador de malas noticias, como un recorte de presupuesto, la postergación de un proyecto o la salida de personal, por ejemplo; exige una dosis de coraje.

Puede ser incluso más incómodo cuando el gerente que actúa como vocero no está muy de acuerdo con el  mensaje o con la decisión. Pero forma parte de su responsabilidad.

Como bien lo señalaba recientemente un artículo de la Harvard Business Review, lo recomendable es evitar ofrecer la información sin previamente averiguar bien cómo fue adoptada la decisión, quienes intervinieron, qué otras opciones había, y las razones de fondo. Mientras mejor se esté en conocimiento no sólo del qué, sino también del por qué y el para qué, el gerente podrá afrontar mejor este rol de dar malas noticias.

Ser directo, transparente y, sobre todo ofrecer orientación sobre el contexto de la decisión que se trate, será mejor apreciado al final por los colaboradores, que se les oculte información o trate de manipular.